FOSSCOMM

Το FOSSCOMM (Free and Open Source Software Communities Meeting) είναι ένα ετήσιο πανελλήνιο συνέδριο που φέρνει κοντά κοινότητες ελεύθερου και ανοικτού λογισμικού.

Το FOSSCOMM είναι μοναδικό στο είδος του, καθώς δεν υπάρχει κάποιος οργανισμός από πίσω που να το στηρίζει οικονομικά. Αντιθέτως, βασίζεται στους εθελοντές και στις χορηγίες εταιριών για να υλοποιηθεί. Οι κοινότητες ανοικτού λογισμικού, οι ομάδες προγραμματιστών και οι συντελεστές έργων συνεργάζονται για να προσφέρουν ένα πλούσιο πρόγραμμα με τεχνικές παρουσιάσεις, εργαστήρια και συζητήσεις γύρω από το ελεύθερο και ανοικτό λογισμικό.

Η συμμετοχή στο FOSSCOMM είναι δωρεάν και ελεύθερη για όλους, κάτι που το καθιστά ιδιαίτερα προσιτό και ενθαρρύνει τη συμμετοχή από ένα ευρύ φάσμα ατόμων. Μέσα από αυτή την ενότητα, θα διερευνήσουμε τις πρακτικές λεπτομέρειες και τις στρατηγικές που απαιτούνται για την επιτυχημένη διοργάνωση του FOSSCOMM, αξιοποιώντας την κοινότητα, τις χορηγίες και τον εθελοντισμό.

Η επιτυχία ενός συνεδρίου βασίζεται σε τρεις βασικές φάσεις: τη φάση του σχεδιασμού, τη φάση οργάνωσης, τη φάση της εκτέλεσης και τη φάση της ολοκλήρωσης.

Φάση σχεδιασμού

Η φάση του σχεδιασμού είναι καθοριστική για την επιτυχία ενός συνεδρίου και περιλαμβάνει μια σειρά από κρίσιμα βήματα και προετοιμασίες. Αρχικά, η δημιουργία μιας δυνατής ομάδας είναι απαραίτητη. Η ομάδα αυτή θα είναι υπεύθυνη για την υποβολή της αίτησης για τη διοργάνωση του συνεδρίου και θα πρέπει να καθορίσει την ημερομηνία και να εξασφαλίσει τις κατάλληλες αίθουσες για τις διάφορες δραστηριότητες του συνεδρίου.

Η προετοιμασία περιλαμβάνει τη χρήση εργαλείων για τον καλύτερο σχεδιασμό και την οργάνωση, όπως τη δημιουργία και συντήρηση της ιστοσελίδας του συνεδρίου. Επίσης, απαιτείται η δημιουργία artwork, όπως λογότυπα και άλλα γραφικά στοιχεία, για την προώθηση και την αναγνώριση του συνεδρίου.

Οι χορηγίες είναι ένας άλλος σημαντικός παράγοντας στη φάση του σχεδιασμού. Η ομάδα θα πρέπει να αναζητήσει και να εξασφαλίσει χορηγούς που θα υποστηρίξουν οικονομικά το συνέδριο. Τα υλικά, όπως ενημερωτικά φυλλάδια και αναμνηστικά, θα πρέπει επίσης να προετοιμαστούν εκ των προτέρων.

Τέλος, η προώθηση του συνεδρίου είναι ζωτικής σημασίας. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία δελτίων τύπου, την πραγματοποίηση ανακοινώσεων και τη χρήση διαφόρων καναλιών επικοινωνίας για την ενημέρωση του κοινού και την προσέλκυση συμμετεχόντων.

Ομάδα

Η ομάδα είναι καθοριστικός παράγοντας για την επιτυχία του συνεδρίου. Αποτελεί την οργανωτική επιτροπή, τα άτομα που αναλαμβάνουν την ευθύνη για όλες τις εργασίες και δραστηριότητες του συνεδρίου. Είναι απαραίτητο τα μέλη της ομάδας να δεσμευτούν πλήρως για την επιτυχημένη διοργάνωση του συνεδρίου, αναλαμβάνοντας συγκεκριμένες αρμοδιότητες και φέρνοντας εις πέρας τις απαιτούμενες εργασίες.

Όπως και στη δημιουργία μιας κοινότητας, η κατανομή των εργασιών είναι κρίσιμη. Ιδανικά, μια ομάδα από δέκα άτομα είναι επαρκής για τη διοργάνωση ενός συνεδρίου, καθώς κατανέμει τον φόρτο εργασίας και εξασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση όλων των πτυχών του συνεδρίου. Ωστόσο, μια μικρότερη ομάδα πέντε ατόμων μπορεί επίσης να ολοκληρώσει το έργο, αν και θα αντιμετωπίσει μεγαλύτερο φόρτο εργασίας ανά άτομο.

Είναι σημαντικό η ομάδα να περιλαμβάνει ειδικούς σε διάφορους τομείς. Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να αναλάβει τα γραφικά και το artwork, ένα άλλο την ανάπτυξη περιεχομένου και τη διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, ενώ άλλοι μπορεί να επικεντρωθούν στη διαχείριση των χορηγιών, την προώθηση και την επικοινωνία με τους συμμετέχοντες. Η εξειδίκευση και η καλή οργάνωση της ομάδας διασφαλίζουν την ομαλή και επιτυχημένη διεξαγωγή του συνεδρίου.

Επειδή το FOSSCOMM διοργανώνεται από τις κοινότητες για τις κοινότητες, η ιδανική οργανωτική ομάδα πρέπει να είναι μια φοιτητική ομάδα. Ο λόγος για αυτό είναι ότι τα πανεπιστήμια μπορούν να διαθέσουν τους χώρους τους για τη διεξαγωγή του συνεδρίου, ακολουθώντας τις προβλεπόμενες διαδικασίες κάθε ιδρύματος. Είναι επίσης ωφέλιμο να υπάρχει ένας ακαδημαϊκός ως επιστημονικός υπεύθυνος, ο οποίος θα περιορίζεται στην επίσημη επικοινωνία με το πανεπιστήμιο, διασφαλίζοντας την ομαλή συνεργασία και την τήρηση των απαιτούμενων διαδικασιών.

Αίτηση

Η αίτηση για τη διοργάνωση του FOSSCOMM είναι καλό να υποβάλλεται από τον επιστημονικό υπεύθυνο όταν ανοίξει η περίοδος αιτήσεων (ιστοσελίδα https://www.fosscomm.gr/interest/). Σύμφωνα με τις διαδικασίες του κάθε ιδρύματος, είναι συνετό να υπάρχει επίσημη βούληση για τη διοργάνωση του συνεδρίου (π.χ. έγκριση από συνελεύσεις τμήματος και πρυτανείας). Αφού εξασφαλιστεί αυτή η έγκριση, υποβάλλεται η αίτηση προς τον ΕΕΛΛΑΚ. Ο ΕΕΛΛΑΚ συγκεντρώνει τις αιτήσεις των ομάδων που εκδήλωσαν ενδιαφέρον για τη διοργάνωση του συνεδρίου και αποφασίζει ποια αίτηση είναι η πλέον κατάλληλη. Ο ΕΕΛΛΑΚ είναι ο οργανισμός που αναθέτει στις ομάδες την διοργάνωση του συνεδρίου και παρέχει VM με το WordPress για την ιστοσελίδα και το pretalx για την διαχείριση προγράμματος.

Πληροφορίες που πρέπει να προσεχθούν:

Τόπος Διοργάνωσης

  • Πόλη που θα λάβει χώρα η διοργάνωση.
  • Υποψήφιοι χώροι για την φιλοξενία του συνεδρίου (π.χ πανεπιστήμιο της πόλης, πολιτιστικό κέντρο, ξενοδοχείο, κ.τ.λ).
  • Χωρητικότητα των χώρων (μέγεθος και πλήθος αιθουσών, χώροι για booths – posters).
  • Προτεινόμενη ημερομηνία διοργάνωσης.
  • Η ενδεικτική δομή του διημέρου προγράμματος, με την προτεινόμενη θεματολογία ανά ενότητα ( sessions ) και πρόβλεψη μιας ενότητας στα αγγλικά που θα απευθύνεται στις κοινότητες του ανοιχτού λογισμικού της ευρύτερης περιοχής( Βαλκάνια, Τουρκία, Μέση Ανατολή & χώρες της Μεσογείου).
  • Θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα διαδικτυακής φιλοξενίας μέσω λογισμικού τηλεδιασκέψεων ανοιχτού κώδικα (π.χ Big Blue Button, Matrix, Element, Jitsi κτλ)

Πρόσθετες πληροφορίες

  • Τρόπος πρόσβασης στην πόλη διοργάνωσης (πλοία, αεροπλάνα, συχνότητα δρομολογίων).
  • Τρόπος πρόσβασης στο χώρο διοργάνωσης.
  • Προσβασιμότητα των χώρων από ΑμεΑ.
  • Προσβασιμότητα στο διαδίκτυο.
  • Πρόσβαση σε χώρους εστίασης.
  • Τρόποι χρήσης των διαδικτυακών εφαρμογών στην οργάνωση του συνεδρίου (πχ στο Πανεπιστήμιο Μακεδονίας υπάρχει διαθέσιμη η https://my.uom.gr όπου είναι διαθέσιμοι οι χάρτες του πανεπιστημίου).

Επιλογή ημερομηνίας

Η επιλογή της ημερομηνίας είναι κρίσιμη και απαιτεί προσεκτική εξέταση των παρακάτω παραγόντων:

  • Να μην συμπίπτει με άλλα συνέδρια πληροφορικής.
  • Να μην υπάρχει άλλη εκδήλωση στον ίδιο συνεδριακό χώρο.
  • Να μην πέφτει σε γιορτές ή κοντά σε γιορτές, ώστε οι φοιτητές να μην έχουν φύγει από την πόλη όπου σπουδάζουν.
  • Να μην συμπίπτει με μεγάλες εκδηλώσεις στην πόλη που θα δυσκολέψουν την εύρεση διαμονής για τους επισκέπτες.
  • Να διεξάγεται Σαββατοκύριακο.
  • Να υπάρχει επαρκής χρόνος από την ημερομηνία υποβολής της αίτησης για την οργάνωση του συνεδρίου.

Αίθουσες

Από τη στιγμή που το συνέδριο διοργανώνεται από φοιτητική ομάδα, χρησιμοποιείται ο χώρος του πανεπιστημίου. Δεδομένου ότι η φοιτητική ομάδα ανήκει στο πανεπιστήμιο, θεωρείται ότι το συνέδριο διοργανώνεται από το πανεπιστήμιο. Ωστόσο, για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις, είναι σημαντικό ο ακαδημαϊκός υπεύθυνος να ακολουθήσει τον επίσημο δρόμο για την αίτηση κράτησης των αιθουσών.

Ανάλογα με τις παρουσιάσεις, οι απαιτούμενες αίθουσες μπορεί να είναι 3-4. Μία από αυτές πρέπει να είναι το μεγάλο αμφιθέατρο τελετών, ενώ οι άλλες μπορούν να είναι μικρότερες, χωρητικότητας 50-100 ατόμων. Όλες οι αίθουσες πρέπει να διαθέτουν προβολέα (και αντάπτορες όπου χρειάζεται). Στο μεγάλο αμφιθέατρο πρέπει να υπάρχει μικροφωνική εγκατάσταση. Επιπλέον, είναι σημαντικό να υπάρχει η δυνατότητα εγκατάστασης συστήματος για ζωντανή μετάδοση μέσω Internet σε όλες τις αίθουσες.

Είναι απαραίτητο να υπάρχει πρόσβαση στο Internet σε όλους τους χώρους του συνεδρίου (ιδανικά με κοινό όνομα χρήστη και συνθηματικό που θα παρέχεται με την κάρτα συμμετοχής). Επιπλέον, πρέπει να εξασφαλιστεί ότι όλοι οι χώροι διαθέτουν θέρμανση ή κλιματισμό, ανάλογα με την εποχή.

Φάση οργάνωσης (μετά την επίσημη λήψη του FOSSCOMM)

Πάμε να δούμε πως συνεχίζεται ο σχεδιασμός του συνεδρίου.

Εργαλεία

Για την επιτυχημένη οργάνωση του συνεδρίου FOSSCOMM, η χρήση διάφορων εργαλείων είναι κρίσιμη. Ας δούμε αναλυτικά τα εργαλεία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν:

1. GitHub/GitLab/Jira

Το GitHub/GitLab/Jira είναι πλατφόρμα διαχείρισης έργων και συνεργασίας, ιδανικές για την οργάνωση και παρακολούθηση της προόδου του συνεδρίου.

  • Issues & Projects: Τα tasks μπορούν να ανατεθούν και να παρακολουθούνται μέσω των "issues". Η χρήση των "projects" βοηθά στη δημιουργία πινάκων Kanban για την οργάνωση των εργασιών. Δείτε ένα παράδειγμα του FOSSCOMM 2021 https://gitlab.com/eiosifidis/fosscomm2021.
  • Wiki: Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την τεκμηρίωση όλων των διαδικασιών και των οδηγιών για τα μέλη της οργανωτικής ομάδας.

Μπορείτε να κάνετε FORK το αποθετήριο https://gitlab.com/eiosifidis/fosscomm το οποίο είναι οργανωμένο το kanban με όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν. Δείτε στο https://gitlab.com/eiosifidis/fosscomm/-/boards. Αφήστε και αστεράκι όταν το χρησιμοποιήσετε.

2. Αποθηκευτικός χώρος

Για τη συγγραφή ανακοινώσεων και άλλων κειμένων, είναι απαραίτητος ένας αποθηκευτικός χώρος τύπου Nextcloud/ONLYOFFICE που επιτρέπει τη συνεργατική συγγραφή. Αυτό διευκολύνει την οργανωτική ομάδα να συνεργάζεται αποτελεσματικά και να διασφαλίζει τη συνέπεια και την ακρίβεια των κειμένων. Ο σύνδεσμος για κάθε συνεργατικό έγγραφο πρέπει να αναρτάται στο αντίστοιχο issue στο GitHub, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν εύκολη πρόσβαση και να μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο και τις αλλαγές.

3. Ιστοσελίδα

Η επίσημη ιστοσελίδα του συνεδρίου είναι το κύριο σημείο ενημέρωσης για τους συμμετέχοντες.

  • Πληροφορίες συνεδρίου: Περιλαμβάνει λεπτομέρειες για το πρόγραμμα, τους ομιλητές, τις παρουσιάσεις και τα workshops.
  • Κώδικας δεοντολογίας: Η ύπαρξη Κώδικα Δεοντολογίας στο συνέδριο διασφαλίζει ένα ασφαλές και φιλόξενο περιβάλλον για όλους τους συμμετέχοντες. Ορίζει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές για τη συμπεριφορά και αντιμετωπίζει άμεσα τυχόν παραβιάσεις.
  • Ανακοινώσεις: Ανακοινώσεις του συνεδρίου πχ όταν είναι έτοιμο το πρόγραμμα, κλήση να αποσταλούν ομιλίες-παρουσιάσεις κλπ.
  • Προτεινόμενα ξενοδοχεία: Πιθανά προτεινόμενα ξενοδοχεία αν υπάρχει κάποια προσφορά από αυτά.
  • Εγγραφές: Φόρμες εγγραφής για συμμετέχοντες και ομιλητές (και υποβολή παρουσίασης στο pretalx).
  • Υποστήριξη χορηγών: Πληροφορίες για τους χορηγούς και τα πακέτα χορηγιών.
  • Επικοινωνία: Στοιχεία επικοινωνίας και φόρμα υποβολής ερωτήσεων.
  • Ιστορικό FOSSCOMM: Σύνδεσμος προς παλιότερα συνέδρια FOSSCOMM.

4. Σύστημα εγγραφών

Θα ήταν χρήσιμο να δημιουργηθεί ένα σύστημα εγγραφών, είτε μέσω φόρμας Google ή άλλου αντίστοιχου εργαλείου, όπου θα καταγράφονται τα ονόματα των συμμετεχόντων, οι διατροφικές τους συνήθειες και ίσως και επαφές έκτακτης ανάγκης. Τα ονόματα θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία των name tags των συμμετεχόντων.

5. Pretalx

Το Pretalx είναι ένα εργαλείο διαχείρισης υποβολών και προγράμματος, ιδανικό για συνέδρια.

  • Διαχείριση προτάσεων: Υποβολή και αξιολόγηση προτάσεων από ομιλητές.
  • Προγραμματισμός: Δημιουργία και δημοσίευση του τελικού προγράμματος του συνεδρίου.
  • Επικοινωνία με Ομιλητές: Ενημερώσεις και επικοινωνία με τους ομιλητές σχετικά με την κατάσταση της πρότασής τους.

6. Big Blue Button

Το Big Blue Button είναι ένα σύστημα ανοικτού κώδικα για διαδικτυακές συναντήσεις, ιδανικό για διαδικτυακά συνέδρια ή υβριδικές εκδηλώσεις.

7. Email (info@fosscomm.gr)

Η επίσημη διεύθυνση email του συνεδρίου είναι κρίσιμη για την επικοινωνία με τους συμμετέχοντες, τους ομιλητές και τους χορηγούς.

  • Ερωτήσεις και Αιτήματα: Κύριο κανάλι για την υποβολή ερωτημάτων και αιτημάτων από το κοινό.
  • Ενημερώσεις: Αποστολή σημαντικών ανακοινώσεων και ενημερώσεων προς τους εγγεγραμμένους χρήστες.
  • Διαχείριση επικοινωνίας: Κεντρική διαχείριση της επικοινωνίας για την αποφυγή παρερμηνειών και χαμένων μηνυμάτων.

8. Κανάλι Επικοινωνίας

Ένα κανάλι επικοινωνίας, όπως το Telegram ή το Discord, είναι σημαντικό για την άμεση και αποτελεσματική συνεργασία σε πραγματικό χρόνο της οργανωτικής ομάδας. Επίσης, πρέπει να οριστεί και ένα κανάλι επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων (για να λαμβάνουν άμεσες απαντήσεις από άλλους συμμετέχοντες ή την οργανωτική επιτροπή).

Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά αυτά τα εργαλεία, η οργανωτική ομάδα μπορεί να διασφαλίσει την ομαλή διεξαγωγή του συνεδρίου, από τον σχεδιασμό έως την εκτέλεση και την ολοκλήρωσή του.

Συναντήσεις

Τακτικές συναντήσεις, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες, αποτελούν απαραίτητο εργαλείο για την οργάνωση, τον συντονισμό και την παραγωγικότητα μίας ομάδας ή οργανισμού. Σκοπός τους η ενημέρωση, η επίλυση προβλημάτων, η λήψη αποφάσεων και το brainstorming. Απαραίτητη η ύπαρξη ατζέντας, η ενεργή συμμετοχή, η τήρηση πρακτικών και η παρακολούθηση υλοποίησης αποφάσεων.

Καλό είναι να οριστούν συγκεκριμένες ημέρες/ώρες για να γνωρίζουν όλοι και να το εισάγουν στο ημερολόγιό τους. Συνολικά, οι συναντήσεις με δομή και σκοπό ενισχύουν την ομαλή ροή εργασιών και την επίτευξη κοινών στόχων.

Artwork

Για την επιτυχημένη οργάνωση ενός συνεδρίου, το artwork παίζει κρίσιμο ρόλο. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα ενιαίο οπτικό ύφος που θα χαρακτηρίζει το συνέδριο και θα διευκολύνει την αναγνώρισή του από τους συμμετέχοντες και τους χορηγούς.

  • Λογότυπο: Το πρώτο και σημαντικότερο στοιχείο του artwork είναι το λογότυπο του συνεδρίου. Το λογότυπο θα πρέπει να είναι μοναδικό, αντιπροσωπευτικό του χαρακτήρα του συνεδρίου και να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορα μέσα.

  • Banners και Αφίσες: Για την προώθηση του συνεδρίου, θα χρειαστούν γραφικά που θα εκτυπωθούν σε banners και αφίσες. Αυτά τα γραφικά θα πρέπει να είναι ελκυστικά και να περιλαμβάνουν σημαντικές πληροφορίες, όπως η ημερομηνία και ο τόπος του συνεδρίου.

  • Γραφικά για Κοινωνικά Δίκτυα: Τα κοινωνικά δίκτυα είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την προώθηση του συνεδρίου. Γραφικά ειδικά σχεδιασμένα για πλατφόρμες όπως το Facebook, το Twitter, και το Instagram θα βοηθήσουν στην προβολή και την αύξηση της συμμετοχής.

Εάν δεν υπάρχει άτομο στην ομάδα με τις απαραίτητες δεξιότητες για τη δημιουργία όλων αυτών των γραφικών, είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργηθεί τουλάχιστον το λογότυπο. Αυτό μπορεί να γίνει με διαγωνισμό, επιλογή λογοτύπου και αποστολή δώρου στο άτομο που έφτιαξε το λογότυπο του συνεδρίου. Το λογότυπο αποτελεί τη βάση για όλα τα υπόλοιπα γραφικά και θα εξασφαλίσει ότι το συνέδριο θα έχει μια επαγγελματική και συνεκτική οπτική ταυτότητα.

Χορηγίες

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το συνέδριο διοργανώνεται από την κοινότητα για την κοινότητα και η συμμετοχή σε αυτό είναι δωρεάν. Η χρηματοδότηση του βασίζεται αποκλειστικά σε χορηγίες. Συνεπώς, είναι απαραίτητη η σύνταξη ενός εντύπου χορηγιών και η στηρικτική επικοινωνία με εταιρίες. Είναι σημαντικό να συμμετέχετε σε άλλα συνέδρια και να επικοινωνείτε με τα στελέχη των εταιριών ώστε να διαδώσουν το μήνυμα της χορηγίας στην εταιρία τους.

Δυστυχώς, η οργανωτική επιτροπή δεν είναι νομικό πρόσωπο με ΑΦΜ, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη διαχείριση των χρημάτων. Ως εκ τούτου, υπάρχουν δύο προτεινόμενες λύσεις. Η πρώτη είναι να γίνει άμεση χρέωση από τον προμηθευτή στον χορηγό, προκειμένου να μην εμπλακεί καθόλου η οργανωτική επιτροπή. Η δεύτερη λύση είναι να αιτηθεί η ΕΕΛΛΑΚ να μεσολαβήσει στη διαδικασία των χορηγιών. Προτείνεται να επικοινωνήσετε μαζί τους. Εναλλακτικά, ίσως να υπάρχει και η δυνατότητα από κάποια LUG (Linux User Group) που έχουν καταστατικό, ΑΦΜ. Δεν είναι σίγουρο ότι θα θέλουν να εμπλακούν.

Παραδείγματα εντύπων χορηγιών:

Δελτίο τύπου

Το δελτίο τύπου πριν το συνέδριο αποτελεί ουσιώδες εργαλείο επικοινωνίας, διασφαλίζοντας την ενημέρωση και την προώθηση του συνεδρίου προς το ευρύ κοινό. Παρέχει στοιχεία για το περιεχόμενο και τους στόχους του συνεδρίου, προσκαλώντας το κοινό να συμμετάσχει και ενημερώνοντας τα μέσα ενημέρωσης για τις σημαντικές δραστηριότητες που πρόκειται να λάβουν χώρα. Επιπλέον, λειτουργεί ως κεντρικός πόλος ενημέρωσης για συνεργάτες και χορηγούς, παρέχοντας τις απαραίτητες πληροφορίες για τη συμμετοχή τους και τα οφέλη που προσφέρει η χορηγία στο πλαίσιο του συνεδρίου. Το δελτίο τύπου, καλό είναι να αποστέλλεται από το επίσημο πανεπιστήμιο.

Μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Τα άτομα που αναλαμβάνουν την κατασκευή και συντήρηση της ιστοσελίδας πρέπει να συνεργάζονται αρμονικά με τα άτομα που θα αναλάβουν τη δημιουργία περιεχομένου και τη διαχείριση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Αυτή η συνεργασία είναι κρίσιμη για την προώθηση του συνεδρίου. Οι υπεύθυνοι των μέσων κοινωνικής δικτύωσης πρέπει να δημιουργήσουν ένα αναλυτικό ημερολόγιο με τα μηνύματα που θα δημοσιευτούν, καθορίζοντας την ημερομηνία και την ώρα αποστολής τους, καθώς και ποιος θα είναι υπεύθυνος για την ανάρτηση κάθε μηνύματος σε κάθε πλατφόρμα. Έτσι, διασφαλίζεται η συνοχή στην επικοινωνία, η έγκαιρη ενημέρωση των ενδιαφερομένων και η αποτελεσματική προβολή του συνεδρίου.
Να ζητηθεί από τους συμμετέχοντες να χρησιμοποιούν το επίσημο hashtag για να γίνεται αναπαραγωγή των μηνυμάτων και επίσης να τους ζητηθεί να ανεβάσουν φωτογραφίες σε συγκεκριμένο φάκελο που θα τους δοθεί πρόσβαση.

Υλικά

Πέρα από τα name tags για τους συμμετέχοντες, άλλα υλικά που μπορεί να χρειαστούν στο συνέδριο περιλαμβάνουν διάφορα εκτυπώσιμα υλικά όπως προγράμματα εκδηλώσεων, αφίσες και διαφημιστικό υλικό. Επίσης, θα πρέπει να εξασφαλιστούν επαρκή τεχνικά εξοπλισμένες αίθουσες για τις παρουσιάσεις και τα εργαστήρια, με projector και τεχνική υποστήριξη. Το κόστος για αυτά τα υλικά και τις υπηρεσίες καλύπτεται από τις χορηγίες, εξασφαλίζοντας την ομαλή διεξαγωγή του συνεδρίου.

Φαγητό

Το φαγητό στο συνέδριο πρέπει να παρέχει μια ποικιλία επιλογών που καλύπτει όλες τις διατροφικές ανάγκες των συμμετεχόντων. Ανάμεσα στις παρουσιάσεις, παρέχονται διαλείμματα για καφέ, ενώ για το μεσημεριανό πρέπει να υπάρχουν επιλογές και για vegan και vegeterian γεύματα, εξασφαλίζοντας πως όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν επιλογές σύμφωνα με τις διατροφικές τους προτιμήσεις. Το Σάββατο βράδυ, η εκδήλωση κορυφώνεται με ένα ζωντανό βραδινό event, προσφέροντας στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να χαλαρώσουν και να απολαύσουν τη συνοδευτική διασκέδαση με φαγητό και ποτό.

Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι τα έξοδα για το φαγητό θα καλυφθούν από χορηγία. Σε περίπτωση που αυτό δεν είναι δυνατό, οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν και να καθορίσουν κατά την εγγραφή τους εάν επιθυμούν να παραγγείλουν φαγητό, καθώς και το ποσό που θα καταβάλλουν γι' αυτό.

Live stream

Επειδή υπάρχουν άτομα που δεν μπορούν να ταξιδέψουν, υπάρχει η επιλογή της ζωντανής μετάδοσης. Για τη ζωντανή μετάδοση του συνεδρίου στο διαδίκτυο, είναι απαραίτητη η προετοιμασία είτε με την ενοικίαση υπηρεσιών από εταιρία που προσφέρει αυτήν την υπηρεσία, είτε με την αγορά κατάλληλου εξοπλισμού από την οργανωτική ομάδα. Παράλληλα με τη ζωντανή μετάδοση, είναι σημαντικό να καταγραφεί η εκδήλωση, ώστε τα βίντεο να αναρτηθούν σε κανάλι του YouTube μετά το πέρας του συνεδρίου.

Φωτογράφος

Παρά τη δυνατότητα χρήσης κινητών τηλεφώνων, είναι επίσης δυνατή η παρουσία ενός επίσημου φωτογράφου.

Επικοινωνία με Ερυθρό Σταυρό

Μια ιδέα που μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην ασφάλεια και ευημερία των συμμετεχόντων στο συνέδριο είναι η παρουσία εθελοντών του Ερυθρού Σταυρού στον χώρο. Η συνεργασία με τον Ερυθρό Σταυρό διασφαλίζει ότι σε περίπτωση ανάγκης, θα υπάρχουν εκπαιδευμένοι επαγγελματίες διαθέσιμοι για να παρέχουν άμεση βοήθεια. Αυτή η πρωτοβουλία μπορεί να προσφέρει ένα αίσθημα ασφάλειας σε όλους τους παρευρισκόμενους και να αποτρέψει τυχόν καταστάσεις κρίσης. Η παρουσία των εθελοντών του Ερυθρού Σταυρού μπορεί επίσης να ενισχύσει την αξιοπιστία και την επαγγελματική εικόνα του συνεδρίου.

Ανακοινώσεις

Διάφορες είναι οι ανακοινώσεις που πρέπει να αναρτηθούν στην ιστοσελίδα. Θα δείτε εδώ κείμενα που μπορείτε να προσαρμόσετε στα δικά σας δεδομένα.

Ανακοίνωση διεξαγωγής

H FOSSCOMM 2021 θα πραγματοποιηθεί στις ΧΧ-ΧΧ Νοεμβρίου του 202Χ στο Πανεπιστήμιο ΧΩΡΟΣ.

H FOSSCOMM είναι ένα ετήσιο συνέδριο που ως στόχους έχει την γνωριμία μεταξύ των κοινοτήτων, των συλλόγων και των ερευνητικών και αναπτυξιακών ομάδων που ασχολούνται με το Ελεύθερο Λογισμικό τόσο στη χώρα μας όσο και σε διεθνές επίπεδο, να προβάλλει τη χρησιμότητα και την αναγκαιότητα της χρήσης του Ελεύθερου Λογισμικού και Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα, όπως επίσης και να αναδείξει νέες τάσεις σε αυτό και να προσελκύσει νέα μέλη στις κοινότητες, με στόχο την συνεισφορά όλο και περισσότερου ελεύθερου κώδικα για όλους.

Συμμετέχουν κοινότητες που ασχολούνται με το ΕΛ/ΛΑΚ και νέοι προγραμματιστές από το ακαδημαϊκό χώρο, και το παρακολουθούν κάθε χρόνο περισσότεροι από 1000 σύνεδροι. Γίνεται παρουσίαση των τεχνολογικών εξελίξεων στο χώρο, καινοτόμων ιδεών, συλλογή προτάσεων για την προώθηση και την προβολή του Ελεύθερου Λογισμικού/Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα και αποκόμιση γνώσεων μέσω παρουσιάσεων και workshops.

Απευθύνεται σε όλους όσους ενδιαφέρονται για το Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα, ανεξάρτητα από το επίπεδο γνώσεων που διαθέτουν στη χρήση λογισμικών και υπολογιστών.

Έχουν πραγματοποιηθεί 15 παλαιότερες FOSSCOMM ξεκινώντας από την Αθήνα (2008 στο ΕΜΠ), μέχρι την περσινή στο Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας (2020.fosscomm.gr). Η συμμετοχή στη FOSSCOMM είναι δωρεάν και όλα τα έξοδα διεξαγωγής καλύπτονται από δωρεές και χορηγίες. Η διοργάνωση γίνεται αποκλειστικά από εθελοντές.

Για περισσότερες πληροφορίες και ανακοινώσεις δείτε το fosscomm.gr και στο [https://www.facebook.com/Fosscommgr]https://www.facebook.com/Fosscommgr)

Ανακοίνωση υποβολής παρουσιάσεων

Κάλεσμα για προτάσεις ομιλιών και εργαστηρίων

Η οργανωτική επιτροπή της FOSSCOMM 2021 καλεί τις κοινότητες ανοικτού και ελεύθερου λογισμικού αλλά και οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο να υποβάλει την αίτηση ομιλίας ή workshop στο pretalx.2021.fosscomm.gr/fosscomm-2021/cfp μέχρι την 24 Οκτωβρίου 2021. Η επίσημη γλώσσα είναι τα Ελληνικά, υπάρχει όμως δυνατότητα να δεχτούμε και προτάσεις στην Αγγλική γλώσσα.

H φετινή FOSSCOMM 2021 θα πραγματοποιηθεί στις ΧΧ-ΧΧ Νοεμβρίου 202Χ* στο Πανεπιστήμιο **ΧΩΡΟΣ.

H Fosscomm οργανώνεται από τις Ελληνικές κοινότητες του Ελεύθερου και Ανοιχτού Λογισμικού σε διαφορετική πόλη κάθε χρόνο, και συμμετέχουν σε αυτή κοινότητες, προγραμματιστές και εταιρείες που ασχολούνται με τις Ανοιχτές Τεχνολογίες. Στη Fosscomm συμμετέχουν κάθε χρόνο περισσότεροι από 800 σύνεδροι. Μέχρι τώρα έχουν διοργανωθεί συνολικά 13 συνέδρια Fosscomm ξεκινώντας από το 2008 σε Αθήνα, Λάρισα, Θεσσαλονίκη, Πάτρα, Σέρρες, Αθήνα, Λαμία, Αθήνα, Πειραιά , Αθήνα Ηράκλειο , Λαμία και Κοζάνη αντίστοιχα.

Οργάνωση ομιλιών Η ομιλίες θα ανήκουν σε κάποιο από τα παρακάτω πεδία, δεν υπάρχει κάποιος περιορισμός καθώς υπάρχει η δυνατότητα να δημιουργηθούν και νέες κατηγορίες, ο λόγος της κατηγοριοποίησης είναι για να μπορέσει να γίνει η καλύτερη δυνατή οργάνωση των ομιλιών.

Για τις ομιλίες, ο μέγιστος χρόνος παρουσίασης θα είναι τα 30 λεπτά συμπεριλαμβανομένου των ερωτήσεων, τα 30 λεπτά είναι ένα άνω όριο, επομένως μια ομιλία μπορεί να διαρκέσει λιγότερο από 30 λεπτά. Για τα workshops, ο προτεινόμενος χρόνος είναι 2 ώρες, παρόλα αυτά και εδώ δεν υπάρχει κάποιος περιορισμός, ένα workshop μπορεί να έχει διάρκεια από 1 έως και 2.5 ώρες.

Κατηγορίες ομιλιών

  • Open Hardware Architecture
  • Machine Learning
  • Deep Learning
  • Artificial Intelligence
  • FPGA
  • Cloud Computing
  • Edge Computing
  • Fog Computing
  • Open Software
  • IoT
  • Image Processing
  • Arduino
  • Raspberry PI
  • Ασφάλεια Συστημάτων
  • Νομικά Θέματα
  • Open Frameworks
  • Telecommunications
  • Embedded Systems
  • Freelancing
  • Mobile Development
  • Web apps
  • E-government
  • E-health
  • UIX
  • Blockchain-DAPPS
    Για την υποβολή των παρουσιάσεων μπείτε στοpretalx.2021.fosscomm.gr/fosscomm-2021/cfp

Μπορείτε να ενημερώνεστε για νέα σχετικά με το συνέδριο σε οποιονδήποτε από τους παρακάτω συνδέσμους:

→ Website: https://fosscomm.gr/

→ Facebook: https://www.facebook.com/Fosscommgr

→ Twitter/ Χ:

→ Instagram:

Για οποιαδήποτε απορία και σχόλιο μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο email μας info@fosscomm.gr αλλά και στα κοινωνικά δίκτυα.

Ανακοίνωση προγράμματος

Ανακοινώθηκε το πρόγραμμα της FOSSCOMM

H φετινή FOSSCOMM θα πραγματοποιηθεί στις ΧΧ - ΧΧ Νοεμβρίου 202Χ από το Πανεπιστήμιο ΧΩΡΟΣ και συγκεκριμένα, από το Τμήμα Πληροφορικής …., και η oργανωτική ομάδα της FOSSCOMM είναι στην ευχάριστη θέση να σας ανακοινώσει το πρόγραμμα του συνεδρίου το οποίο μπορείτε να δείτε εδώ.

H FOSSCOMM οργανώνεται από τις Ελληνικές κοινότητες του Ελεύθερου και Ανοιχτού Λογισμικού σε διαφορετική πόλη κάθε χρόνο, και συμμετέχουν σε αυτή κοινότητες, προγραμματιστές και εταιρείες που ασχολούνται με τις Ανοιχτές Τεχνολογίες. ι. Μέχρι τώρα έχουν διοργανωθεί συνολικά 16 συνέδρια FOSSCOMM ξεκινώντας από το 2008 σε Αθήνα, Λάρισα, Θεσσαλονίκη, Πάτρα, Σέρρες, Αθήνα, Λαμία, Αθήνα, Πειραιά, Αθήνα Ηράκλειο, Λαμία , Κοζάνη και Θεσσαλονίκη αντίστοιχα

H FOSSCOMM είναι ένα ετήσιο συνέδριο που ως στόχους έχει την γνωριμία μεταξύ των κοινοτήτων, των συλλόγων και των ερευνητικών και αναπτυξιακών ομάδων που ασχολούνται με το Ελεύθερο Λογισμικό τόσο στη χώρα μας όσο και σε διεθνές επίπεδο, να προβάλλει τη χρησιμότητα και την αναγκαιότητα της χρήσης του Ελεύθερου Λογισμικού και Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα, όπως επίσης και να αναδείξει νέες τάσεις σε αυτό και να προσελκύσει νέα μέλη στις κοινότητες, με στόχο την συνεισφορά όλο και περισσότερου ελεύθερου κώδικα για όλους.

Συμμετέχουν κοινότητες που ασχολούνται με το ΕΛ/ΛΑΚ και νέοι προγραμματιστές από το ακαδημαϊκό χώρο, και το παρακολουθούν κάθε χρόνο περισσότεροι από 1000 σύνεδροι. Γίνεται παρουσίαση των τεχνολογικών εξελίξεων στο χώρο, καινοτόμων ιδεών, συλλογή προτάσεων για την προώθηση και την προβολή του Ελεύθερου Λογισμικού/Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα και αποκόμιση γνώσεων μέσω παρουσιάσεων και workshops.

Απευθύνεται σε όλους όσους ενδιαφέρονται για το Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα, ανεξάρτητα από το επίπεδο γνώσεων που διαθέτουν στη χρήση λογισμικών και υπολογιστών.

Η συμμετοχή στη FOSSCOMM είναι δωρεάν και όλα τα έξοδα διεξαγωγής καλύπτονται από δωρεές και χορηγίες. Η διοργάνωση γίνεται αποκλειστικά από εθελοντές.

Δείτε το αναλυτικό πρόγραμμα εδώ.
Δείτε όλους τους ομιλητές εδώ.
Για την πρόσβαση στο χώρο του συνεδρίου δείτε τις πληροφορίες εδώ

Ανακοίνωση keynote

Εδώ δεν υπάρχει κάποιο πρότυπο. Πρέπει να αναφέρετε ποιος/α είναι καθώς και ένα μικρό βιογραφικό.

Ανακοίνωση κλήσης εθελοντών

Σας καλούμε να δηλώσετε εθελοντές στην οργάνωση και διεκπεραίωση αυτής της γιορτής ανοιχτών και ελεύθερων τεχνολογιών.

ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ:

  • Να είστε ευγενικοί και χαρούμενοι 🙂
  • Αυτό μόνο!

ΣΕ ΤΙ ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΜΑΣ ΒΟΗΘΗΣΕΤΕ:

  • Χρήση της υπερδύναμής σας
  • Συντονισμός αιθουσών κατά τη διάρκεια του συνεδρίου (να είναι οι ομιλητές στην ώρα τους, να είναι τα αρχεία τους έτοιμα για παρουσίαση)
  • Βοήθεια στο Live stream
  • Φωτογράφος
  • Συγγραφή άρθρων στην ιστοσελίδα

ΟΦΕΛΗ

  • Διασκέδαση
  • Ικανοποίηση ότι διεξήχθη το αρτιότερο συνέδριο FOSSCOMM
  • Ψηφιακή βεβαίωση συμμετοχής εθελοντή

Για εγγραφές μπορείτε να μας στείλετε στην φόρμα …….. Θα παραμείνει ανοιχτή μέχρι …………

Μπορείτε να ενημερώνεστε για νέα σχετικά με το συνέδριο σε οποιονδήποτε από τους παρακάτω συνδέσμους:

→ Website: https://fosscomm.gr/

→ Facebook: https://www.facebook.com/Fosscommgr

→ Twitter/X:

→ Instagram:

Για οποιαδήποτε απορία και σχόλιο μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο email info@fosscomm.gr, όπως και στα κοινωνικά δίκτυα.

Φάση εκτέλεσης

Έχετε σχεδιάσει τα πάντα και έρχεται η ώρα του συνεδρίου. Ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν.

Συντονισμός εθελοντών

Αφού συγκεντρωθούν τα ονόματα των εθελοντών, είναι σημαντικό να οργανωθεί μια συνάντηση πριν από την επίσημη έναρξη του συνεδρίου. Κατά τη συνάντηση αυτή, πρέπει να καθοριστούν σαφώς οι ρόλοι και τα πόστα κάθε εθελοντή, καθώς και να καθοριστεί ο τρόπος επικοινωνίας μεταξύ τους, όπως μέσω μιας ομάδας στο Telegram. Οι εθελοντές μπορούν να αναλάβουν διάφορες αρμοδιότητες, όπως:

  • Γραμματεία και εγγραφές
  • Συντονισμός στις αίθουσες
  • Βοήθεια στην ομάδα του live streaming
  • Υποστήριξη στα διαλείμματα για καφέ και φαγητό
  • Άλλες πιθανές εργασίες που μπορεί να προκύψουν

Είναι απαραίτητο να δοθούν σαφείς οδηγίες σε όλους τους εθελοντές και να οργανωθούν βάρδιες, ώστε να διασφαλιστεί η ομαλή διεξαγωγή του συνεδρίου.

Δημιουργία και αποστολή mails με το τι θα δούμε την πρώτη ημέρα και που να πάμε στην πόλη

Η αποστολή ενημερωτικών emails πριν από την έναρξη του συνεδρίου είναι σημαντική για την ομαλή προετοιμασία των συμμετεχόντων. Αυτά τα emails πρέπει να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες για το πρόγραμμα της πρώτης ημέρας (αντίστοιχα επανάληψη και την δεύτερη ημέρα), καθώς και οδηγίες για το πώς θα φτάσουν στον χώρο του συνεδρίου. Επιπλέον, είναι χρήσιμο να παρέχονται πληροφορίες για την πόλη που φιλοξενεί το συνέδριο, όπως τα βασικά σημεία ενδιαφέροντος, επιλογές διαμονής, και προτάσεις για φαγητό και διασκέδαση. Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες θα νιώσουν πιο προετοιμασμένοι και ευπρόσδεκτοι, ενισχύοντας τη συνολική εμπειρία τους.

Αυτά τα μηνύματα πρέπει να τα δημιουργήσει κάποιος πριν την έναρξη του συνεδρίου.

Προετοιμασία άρθρων για τις 2 ημέρες του συνεδρίου

Η προετοιμασία άρθρων για τις δύο ημέρες του συνεδρίου είναι κρίσιμη για την ενημέρωση και την προβολή των δραστηριοτήτων και των αποτελεσμάτων της εκδήλωσης. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, η οργανωτική επιτροπή ή οι εθελοντές θα πρέπει να συλλέγουν πληροφορίες, φωτογραφίες και δηλώσεις από ομιλητές και συμμετέχοντες. Μετά το πέρας κάθε ημέρας, τα άρθρα αυτά πρέπει να ολοκληρώνονται και να δημοσιεύονται άμεσα στις επίσημες πλατφόρμες του συνεδρίου, όπως η ιστοσελίδα και τα κοινωνικά δίκτυα. Αυτή η πρακτική όχι μόνο διατηρεί την κοινότητα ενήμερη για τις εξελίξεις, αλλά επίσης αυξάνει την προβολή και την απήχηση του συνεδρίου, προσελκύοντας περισσότερο ενδιαφέρον και ενδεχόμενους συμμετέχοντες για μελλοντικές εκδηλώσεις.

Beer event - διαμοιρασμός καρτελάκια με ονόματα

Το Beer Event, μοιάζει με αυτό που πραγματοποιείται στο FOSDEM, είναι μια ευκαιρία για τους επισκέπτες που φτάνουν στην πόλη την προηγούμενη ημέρα να συναντηθούν σε ένα προκαθορισμένο μαγαζί. Κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης, οι συμμετέχοντες μπορούν να παραλάβουν τα name tags τους, κάτι που βοηθά στην αποφυγή συνωστισμού και καθυστερήσεων την επόμενη μέρα του συνεδρίου. Πέρα από την πρακτική αυτή διάσταση, το Beer Event προσφέρει μια χαλαρή και φιλική ατμόσφαιρα, όπου τα μέλη των κοινοτήτων ΕΛΛΑΚ μπορούν να γνωριστούν, να ανταλλάξουν απόψεις και να δημιουργήσουν επαφές πριν από την επίσημη έναρξη του συνεδρίου.

Booths των έργων ΕΛΛΑΚ

Στους χορηγούς προσφέρεται η δυνατότητα να διαθέτουν ένα booth στο φουαγιέ του χώρου, όπου θα ενημερώνουν τους επισκέπτες σχετικά με τις δραστηριότητές τους. Επιπλέον, κάθε έργο ΕΛΛΑΚ που το επιθυμεί μπορεί να ζητήσει από την οργανωτική επιτροπή να διαθέτει και αυτό ένα booth. Συνήθως σε αυτά τα booths προσφέρεται όχι μόνο ενημέρωση αλλά και διάφορα δώρα και αναμνηστικά από τα έργα. Η παρουσία αυτών των δώρων είναι σημαντική για την προώθηση των έργων και την ενίσχυση της παρουσίας τους στο συνέδριο.

Job Board

Το Job Board σε ένα συνέδριο όπως το FOSSCOMM είναι ένας σημαντικός πόρος για τους συμμετέχοντες και τις επαγγελματικές εταιρίες για διάφορους λόγους. Γίνεται σύνδεση εργοδοτών και εργαζομένων, παρέχοντας έναν κεντρικό τόπο όπου οι εταιρίες μπορούν να αναρτούν τις ανοικτές θέσεις εργασίας τους και οι συμμετέχοντες μπορούν να αναζητούν ευκαιρίες εργασίας που ταιριάζουν στο προφίλ τους. Επίσης υπάρχει προώθηση εργασιακών ευκαιριών, η οποία επιτρέπει στις εταιρίες να προβάλλουν τις θέσεις που έχουν διαθέσιμες και να προσελκύουν ταλαντούχους ανθρώπους με ενδιαφέρον για τον τομέα τους. Προσφέρει στήριξη της κοινότητας και στους συμμετέχοντες του συνεδρίου προκειμένου να βρουν εργασία που να ανταποκρίνεται στις δεξιότητές τους και τις επιθυμίες τους. Συνολικά, το Job Board είναι ένας απαραίτητος πόρος για τη διοργάνωση που διευκολύνει την επικοινωνία και τη σύνδεση μεταξύ εταιριών και επαγγελματιών στον τομέα του ανοικτού κώδικα.

Τραπεζάκι ανταλλαγής αυτοκόλλητων

Στο συνέδριο, θα υπάρχει ένα τραπεζάκι ανταλλαγής αυτοκόλλητων, ειδικά διαμορφωμένο για όσους αγαπούν να διακοσμούν τα laptop τους με αυτοκόλλητα. Καθώς δεν είναι πάντα εφικτό να εκπροσωπούνται όλα τα έργα με δικό τους booth, αυτή η λύση επιτρέπει στους συμμετέχοντες να αφήνουν τα αυτοκόλλητα των έργων τους και να παίρνουν όσα αυτοκόλλητα επιθυμούν από άλλους. Έτσι, δημιουργείται μια άτυπη, αλλά αποτελεσματική ανταλλαγή αυτοκόλλητων, προωθώντας την αλληλεπίδραση και την ενίσχυση της κοινότητας.

Live stream

Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, η ζωντανή μετάδοση αποτελεί έναν κρίσιμο παράγοντα για την προσέγγιση ενός ευρύτερου κοινού. Με τη χρήση σύγχρονων τεχνολογιών, οι παρουσιάσεις μπορούν να μεταδοθούν ζωντανά μέσω του διαδικτύου, επιτρέποντας σε όσους δεν μπορούν να παρευρεθούν φυσικά να παρακολουθήσουν και να συμμετάσχουν εξ αποστάσεως. Η ζωντανή μετάδοση ενισχύει την προσβασιμότητα και τη διάδοση των ιδεών και των γνώσεων που μοιράζονται στο συνέδριο, ενώ ταυτόχρονα συμβάλλει στη δημιουργία ενός παγκόσμιου δικτύου ατόμων που ενδιαφέρονται για το αντικείμενο. Μετά το συνέδριο, οι καταγεγραμμένες συνεδρίες μπορούν να ανέβουν σε πλατφόρμες όπως το YouTube, προσφέροντας μόνιμη πρόσβαση στο υλικό για μελλοντική χρήση και αναφορά.

Ομαδική φωτογραφία

Η ομαδική φωτογραφία του συνεδρίου είναι μια σημαντική παράδοση, που συνήθως λαμβάνεται το Σάββατο, όταν η προσέλευση των επισκεπτών είναι η μεγαλύτερη. Αυτή η φωτογραφία αποτελεί ένα πολύτιμο ενθύμιο του συνεδρίου και χρησιμοποιείται για την προώθηση και προβολή του στις επόμενες εκδηλώσεις. Η ομαδική φωτογραφία συγκεντρώνει όλους τους συμμετέχοντες, καταγράφοντας τη συλλογική ενέργεια και το πνεύμα της κοινότητας, προσφέροντας παράλληλα ένα όμορφο μέσο για την ανάμνηση της εκδήλωσης.

Πάρτυ το Σάββατο βράδυ

Το Σάββατο το βράδυ, ένα πάρτυ αποτελεί σημαντικό κομμάτι της εμπειρίας του συνεδρίου. Με μουσική, φαγητό και ποτό, αυτή η παράδοση ενώνει τους συμμετέχοντες σε ένα φιλικό και χαλαρό περιβάλλον. Μπορεί να λάβει χώρα είτε στους χώρους του πανεπιστημίου, όπως το φουαγιέ ή φοιτητική εστία-λέσχη, είτε σε καταστήματα και μαγαζιά στην πόλη, προσφέροντας μια ευκαιρία για αναζωογόνηση και διασκέδαση μετά από μια ημέρα γεμάτη δραστηριότητες.

Φάση ολοκλήρωσης

Αφού ολοκληρωθεί το συνέδριο, ακολουθεί η κρίσιμη φάση ολοκλήρωσης. Η αξιολόγηση φέρνει στο φως αδυναμίες και βελτιώσεις για μελλοντικά συνέδρια. Βεβαιώσεις, πιστοποιητικά και υλικό παρουσιάσεων μοιράζονται στους συμμετέχοντες. Άρθρα, συνεντεύξεις και δελτίο τύπου προωθούν την επιτυχία του συνεδρίου. Ανακοινώνεται η πρόσκληση για την επόμενη ομάδα που επιθυμεί να διοργανώσει το συνέδριο. Οικονομικές εκκρεμότητες ολοκληρώνονται, ευχαριστίες εκφράζονται και μαθήματα αξιοποιούνται για μελλοντικά συνέδρια. Η αποτελεσματική ολοκλήρωση διασφαλίζει μακροπρόθεσμη επιτυχία και φήμη, χτίζοντας ισχυρές σχέσεις και θέτοντας τα θεμέλια για μελλοντικά, ακόμα πιο επιτυχημένα συνέδρια.

Ανακοίνωση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ανάληψης της FOSSCOMM επόμενης χρονιάς

Πρόσκληση για εκδήλωση ενδιαφέροντος ανάληψης της FOSSCOMM

Η ομάδα διοργάνωσης του Πανελλήνιου συνεδρίου FOSSCOMM (Free and Open Source Software Communities Meeting) 2021 ευχαριστεί όλους τους συμμετέχοντες για την παρουσία τους και απευθύνει κάλεσμα προς ομάδες φοιτητών, οι οποίες σε συνεργασία με μέλη ακαδημαϊκής κοινότητας μπορούν να υποβάλλουν προτάσεις για την διοργάνωση του επόμενου συνεδρίου.

Οι προτάσεις θα πρέπει να χωρίζονται σε 3 υπο-ενότητες, οι οποίες θα είναι οι παρακάτω.

Οργανωτική Ομάδα Τα ονόματα των φοιτητών και μελών ΔΕΠ που θα συμμετέχουν την οργανωτική επιτροπή. Τα ονόματα των στελεχών από φορείς της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Επιμελητήρια, συλλογικούς φορείς επιχειρήσεων, κοινοτήτων ανοιχτού λογισμικού καθώς στελέχη που συμμετέχουν ενεργά σε open source projects.

Τόπος Διοργάνωσης

  • Πόλη που θα λάβει χώρα η διοργάνωση.
  • Υποψήφιοι χώροι για την φιλοξενία του συνεδρίου (π.χ πανεπιστήμιο της πόλης, πολιτιστικό κέντρο, ξενοδοχείο, κ.τ.λ).
    *Χωρητικότητα των χώρων (μέγεθος και πλήθος αιθουσών, χώροι για booths – posters).
  • Προτεινόμενη ημερομηνία διοργάνωσης.
  • Η ενδεικτική δομή του διημερου προγράμματος, με την προτεινόμενη θεματολογία ανα ενότητα ( sessions ) και πρόβλεψη μιας ενότητας στα αγγλικά που θα απευθύνεται στις κοινότητες του ανοιχτού λογισμικού της ευρύτερης περιοχής( Βαλκάνια, Τουρκία, Μέση Ανατολή & χώρες της Μεσογείου).
  • Θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα διαδικτυακής φιλοξενίας μέσω λογισμικού τηλεδιασκέψεων ανοιχτού κώδικα (π.χ Big Blue Button, Matrix, Element, Jitsi κτλ)

Πρόσθετες πληροφορίες

  • Τρόπος πρόσβασης στην πόλη διοργάνωσης (πλοία, αεροπλάνα, συχνότητα δρομολογίων).
  • Τρόπος πρόσβασης στο χώρο διοργάνωσης.
  • Προσβασιμότητα των χώρων από ΑμεΑ.
  • Προσβασιμότητα στο διαδίκτυο.
  • Πρόσβαση σε χώρους εστίασης.
  • Τρόποι χρήσης των διαδικτυακών εφαρμογών στην οργάνωση του συνεδρίου.

Για την οργανωτική επιτροπή παρέχονται τα εξής:

  • ένα VM Debian με webserver και βάση δεδομένων (nginx/php/mariadb) με WordPress για να σχεδιάσετε και να εγκαταστήσετε τον δικτυακό σας τόπο.
    *Διαχείριση Προτάσεων για ομιλίες και εργαστήρια: για παρουσιάσεις και του προγράμματος το εργαλείο pretalx.org (pretalx.fossscomm.gr)

Οι προτάσεις θα πρέπει να είναι ολοκληρωμένες και να αποστέλλονται στο info@fosscomm.gr.

Η ομάδα διοργάνωσης της FOSSCOMM.

Δελτίο τύπου

Η αποστολή δελτίου τύπου μετά το συνέδριο αποτελεί ουσιαστικό βήμα για την προώθηση της επιτυχίας του και την ενίσχυση της φήμης της διοργάνωσης. Στόχος είναι η ενημέρωση του κοινού, των ΜΜΕ και των ενδιαφερόμενων φορέων για τα βασικά στοιχεία του συνεδρίου, όπως η θεματολογία, οι ομιλητές, η συμμετοχή και τα κύρια αποτελέσματα. Μέσω του δελτίου τύπου, η διοργάνωση επιδιώκει να προβάλει την επιτυχία του συνεδρίου, να δημιουργήσει δημοσιότητα, να ενισχύσει την αναγνωρισιμότητά της και να χτίσει ένα δυνατό brand. Επιπλέον, η αποστολή δελτίου τύπου συμβάλλει στην δημιουργία νέων ευκαιριών δικτύωσης και συνεργασίας με πιθανούς χορηγούς, συνεργάτες και συμμετέχοντες σε μελλοντικά συνέδρια.

Βεβαιώσεις συμμετοχής-ομιλίας

Η έκδοση βεβαιώσεων συμμετοχής σε συνέδρια, αν και δεν αποτελεί απόδειξη επιστημονικής ή επαγγελματικής δραστηριότητας, αποτελεί μια διαδεδομένη πρακτική με οφέλη τόσο για τους συμμετέχοντες όσο και για την διοργάνωση.

Από την πλευρά των συμμετεχόντων, η βεβαίωση συμμετοχής λειτουργεί ως αναμνηστικό του συνεδρίου και ως πιστοποίηση της παρακολούθησής του. Μπορεί να αξιοποιηθεί για προσωπικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς, όπως η τροφοδότηση βιογραφικού σημειώματος ή η τεκμηρίωση επαγγελματικής εξέλιξης. Η δημοσίευση της βεβαίωσης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μαρτυρά το ενδιαφέρον του ατόμου για το πεδίο και ενισχύει το αίσθημα συμμετοχής στην επιστημονική κοινότητα.

Για την διοργάνωση, η έκδοση βεβαιώσεων συμμετοχής αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο προώθησης. Ο διαμοιρασμός τους από τους συμμετέχοντες στα δίκτυά τους αυξάνει την αναγνωρισιμότητα του συνεδρίου και προσελκύει νέους συμμετέχοντες σε μελλοντικές διοργανώσεις.

Συνολικά, η έκδοση βεβαιώσεων συμμετοχής, παρά τις αμφιβολίες για την ουσιαστική τους αξία, αποτελεί μια αμοιβαία επωφελή πρακτική που ενισχύει τόσο την εμπειρία των συμμετεχόντων όσο και την προβολή της διοργάνωσης.

Από την άλλη η βεβαίωση ομιλίας, δεν είναι επίσης κάτι σημαντικό διότι το συνέδριο δεν θεωρείται επιστημονικό (με τους ακαδημαϊκούς όρους). Όμως για κάποιους είναι σημαντικό. Θα λέγαμε ότι είναι σημαντικότερη η βεβαίωση ομιλία από την βεβαίωση συμμετοχής διότι δείχνει ότι ο συμμετέχοντας έκανε κάποια ενέργεια σε σχέση με το συνέδριο.

Αποδελτίωση

Αφότου ολοκληρωθεί το συνέδριο, είναι σημαντικό να προχωρήσουμε στην αποδελτίωση των βασικών σημείων και επιτευγμάτων της εκδήλωσης. Επίσης, είναι σημαντικό να ενημερωθεί ένα issue στο GitHub που αφορά το συνέδριο, προκειμένου να καταγραφούν οι απαραίτητες συζητήσεις που έχουν γίνει σχετικά με το συνέδριο.

Μεταφόρτωση βίντεο

Η μεταφόρτωση βίντεο είναι κρίσιμη για τη μετέπειτα προώθηση και αξιοποίηση του περιεχομένου του συνεδρίου. Μετά τη συμπλήρωση της εκδήλωσης, η ομάδα υπεύθυνη για την τεχνική υποστήριξη πρέπει να επεξεργαστεί και να μεταφορτώσει τα βίντεο σε κατάλληλες πλατφόρμες, όπως το YouTube. Αυτό επιτρέπει στους συμμετέχοντες, αλλά και στο ευρύτερο κοινό, να έχουν πρόσβαση στις παρουσιάσεις, τις ομιλίες και τα περιεχόμενα του συνεδρίου για μελέτη ή αναφορά στο μέλλον. Η σωστή οργάνωση και αποθήκευση των βίντεο είναι κρίσιμη για την παρακολούθηση των επιτευγμάτων του συνεδρίου και την αξιοποίηση τους για πιθανές μελλοντικές δράσεις.

Αξιολόγηση

Η αξιολόγηση του συνεδρίου αποτελεί μια απαραίτητη διαδικασία για την ολοκληρωμένη του αποτίμηση. Μέσω της αξιολόγησης, η διοργανωτική επιτροπή λαμβάνει πολύτιμα σχόλια από τους συμμετέχοντες, τα οποία μπορούν να αξιοποιηθούν για την μελλοντική βελτίωση και εξέλιξη του συνεδρίου.

Γιατί να αξιολογήσουμε το συνέδριο;

  • Γνώση της αποδοχής: Η αξιολόγηση φέρνει στο φως την άποψη των συμμετεχόντων για την ποιότητα των ομιλιών, την οργάνωση, το περιβάλλον, τις παρεχόμενες υπηρεσίες και γενικά την εμπειρία τους από το συνέδριο.
  • Αναγνώριση αδυναμιών: Αποκαλύπτει τυχόν αδυναμίες ή ελλείψεις που εντοπίστηκαν από τους συμμετέχοντες, επιτρέποντας την έγκαιρη λήψη διορθωτικών μέτρων.
  • Προτάσεις βελτίωσης: Παρέχει πολύτιμες προτάσεις για την βελτίωση μελλοντικών διοργανώσεων, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες και τα ενδιαφέροντα του κοινού.
  • Ενίσχυση φήμης: Η υιοθέτηση μίας κουλτούρας αξιολόγησης και η λήψη σοβαρά υπόψη των σχολίων μαρτυρά την δέσμευση της διοργάνωσης για διαρκή βελτίωση, ενισχύοντας παράλληλα την φήμη και αξιοπιστία της.
  • Δημιουργία εμπιστοσύνης: Η αξιολόγηση χτίζει εμπιστοσύνη προς τους συμμετέχοντες, οι οποίοι νιώθουν ότι η άποψή τους λαμβάνεται υπόψη και συμβάλλει στην εξέλιξη του θεσμού.

Συνολικά, η αξιολόγηση του συνεδρίου αποτελεί ένα ουσιαστικό εργαλείο αυτοβελτίωσης και εξέλιξης, απαραίτητο για την μακροπρόθεσμη επιτυχία και βιωσιμότητα της διοργάνωσης.