Συνέδριο openSUSE

How to Check List

Εδώ θα δούμε μια λίστα τι πρέπει να γίνει για την διοργάνωση ενός παγκόσμιου συνεδρίου. Το παράδειγμα είναι από το openSUSE αλλά μπορεί να εφαρμοστεί σε όλες τις κοινότητες.

Θα δούμε και το πρότυπο πρόσκλησης για οικοδεσπότες για να σας βοηθήσει με την υποβολή σας για να φιλοξενήσετε ένα συνέδριο.

Χώρα

  • Έχει η χώρα κάποιους χάκερ του openSUSE; Έχει άτομα του ΕΛΛΑΚ που ενδιαφέρονται να διοργανώσουν το συνέδριο;
  • Είναι εύκολο η λήψη βίζας για μη Ευρωπαίους πολίτες;

Πόλη

  • Η πόλη έχει άτομα openSUSE;
  • Έχει η πόλη άτομα από LUG ή hackerspace που μπορούν να βοηθήσουν στην οργάνωση;
  • Έχει η πόλη ένα πανεπιστήμιο με τμήμα υπολογιστών;
  • Έχει καλές συνδέσεις με το αεροδρόμιο;
  • Υπάρχει καλή υποδομή λεωφορείων;
  • Υπάρχει καλή σιδηροδρομική υποδομή;

Ημερομηνίες

  • Το συνέδριο γίνεται το Σαββατοκύριακο;
  • Το συνέδριο γίνεται μέσα στην εβδομάδα;
  • Το συνέδριο επικαλύπτεται με δημόσιες ή θρησκευτικές αργίες;
  • Ο χώρος κοστίζει περισσότερα χρήματα σε συγκεκριμένες ημερομηνίες;
  • Πόσο διαρκεί το συνέδριο (2-3 ημέρες συνεδρίου);
  • Μπορείτε να συναντήσετε τα ορόσημα;
  • Υπάρχουν άλλες τοπικές εκδηλώσεις που θα εμποδίσουν την εύρεση διαμονής από τους συνέδρους;
  • Υπάρχουν άλλα παγκόσμια συνέδρια που θα εμποδίσουν τους συνέδρους να συμμετέχουν στο συνέδριο (θα προτιμήσουν να πάνε σε άλλο);

Χώρος συνεδρίου

  • Έχει ο χώρος μια καλή συλλογή από αμφιθέατρα και αίθουσες διαφορετικού μεγέθους για μεγάλες κεντρικές ομιλίες, δικτύωση και μικρές συνεδρίες που μπορούν να φιλοξενήσουν τους αναμενόμενους συμμετέχοντες;
  • Ο χώρος έχει μικρόφωνα;
  • Ο χώρος διαθέτει βιντεοπροβολείς και οθόνες;
  • Υπάρχει χώρος hacking κοντά στις αίθουσες διαλέξεων;
  • Υπάρχει χώρος για καφέ (καφετέρια);
  • Υπάρχει χώρος για να δημιουργηθούν περίπτερα (booths);
  • Υπάρχει χώρος εγγραφής;
  • Υπάρχουν καταστήματα, εστιατόρια και παμπ κοντά στο χώρο;
  • Πρέπει να πληρώσουμε τον χώρο για την εργασία (ασφάλεια, καθαριστές); Πώς θα επηρεάσει αυτό τον προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό;
  • Μπορεί να φέρει φαγητό και νερό;
  • Υπάρχει πρόσβαση για αναπηρικό αμαξίδιο ή ανελκυστήρες για να πρόσβαση σε κάθε αίθουσα-αμφιθέατρο;

Περισσότερες πληροφορίες για τον χώρο

  • Κύριο αμφιθέατρο: Η κύρια αίθουσα χρειάζεται να χωράει λίγο περισσότερο από τους αναμενόμενους παρευρισκόμενους και χρησιμοποιείται για κεντρικές ομιλίες, αυτή η αίθουσα θα πρέπει κανονικά να χωράει περίπου 200 άτομα.

  • Μικρότερες αίθουσες: Απαιτούνται 1-3 μικρότερες αίθουσες για συνομιλίες. Αυτές οι αίθουσες συνήθως χρειάζονται 50-100 άτομα, ανάλογα με τον αριθμό των ομιλιών. Συχνά χρησιμοποιούμε το κύριο αμφιθέατρο για ένα από αυτά και προγραμματίζουμε τις πιο δημοφιλείς ομιλίες να γίνουν εκεί.

  • Χώροι hacking/συναντίσεων: Στους συμμετέχοντες αρέσει να χακάρουν, να συναντιούνται και να συζητούν κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων ή όταν δεν παρακολουθούν μια ομιλία. Είναι καλό να έχετε ένα φουαγιέ με τραπέζια, καρέκλες, πρίζες και ενσύρματο internet και μια αίθουσα για πιο ήσυχες συναντήσεις (αρκετά μεγάλη για 40 άτομα). Ορισμένες αίθουσες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το σκοπό αυτό εάν δεν υπάρχει διαθέσιμος ανοιχτός χώρος.

  • Αίθουσα Τύπου: Ο Τύπος χρειάζεται ένα ήσυχο δωμάτιο όπου μπορούν να πάνε για να γράψουν τις αναφορές τους ή ακόμα και να παίρνουν συνεντεύξεις.

  • Αίθουσα προσωπικού: Οι εθελοντές σας θα πρέπει να χαλαρώσουν. Αυτό μπορεί επίσης να είναι ένα ασφαλές μέρος για να κλειδώσουν τα πολύτιμα αντικείμενά τους.

  • Αίθουσα χορηγών: Βεβαιωθείτε ότι ρωτάτε τους χορηγούς εάν χρειάζονται ένα δωμάτιο για αποθήκευση διαφημιστικού υλικού, συναντήσεων, εορτασμών κ.λπ.

Είναι καλύτερο να στήσετε τον χώρο την ημέρα πριν από την έναρξη του συνεδρίου για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι στην θέση τους και λειτουργούν άψογα.

Δίκτυο

  • Ο χώρος έχει ενσύρματο δίκτυο;
  • Ο χώρος έχει καλό ασύρματο δίκτυο;
  • Πόσες συσκευές μπορεί να έχει ο χώρος; (στοχεύστε σε τουλάχιστον δύο φορές περισσότερους από τους εκτιμώμενους συμμετέχοντες)

Εκδηλώσεις

  • Η πόλη υποδοχής έχει πολλούς χώρους πάρτι στους οποίους είναι εύκολο να φτάσετε από όπου θα γίνει το συνέδριο;
  • Υπάρχουν τουριστικές ευκαιρίες στην πόλη;
  • Είναι δυνατόν να παρέχεται φαγητό και ποτό στο συνέδριο; Πρέπει να συνάψουμε σύμβαση μέσω του συνεδριακού χώρου;
  • Θα χρειαστείτε έναν εθελοντή για να εργαστείτε με τους χορηγούς, να κάνει λογιστική, να λάβετε προσφορές και να προγραμματίσετε την εκδήλωση.

Χορηγοί

  • Υπάρχουν τοπικές επιχειρήσεις που θα ενδιαφέρονται να χορηγήσουν την εκδήλωση;
  • Ποιες είναι οι διαφορετικές επίπεδα χορηγίας και τι ποσό χορηγίας απαιτείται για κάθε επίπεδο;
  • Σημειώστε ότι οι παραδοσιακοί χορηγοί θα πρέπει να προσεγγίζονται μέσω του διοικητικού συμβουλίου (όταν αφορά το openSUSE).

Στέγαση

  • Υπάρχει μεγάλη ποικιλία από διαφορετικές επιλογές διαμονής;
  • Υπάρχουν επιλογές διαμονής κοντά στον χώρο;
  • Μπορείτε να οργανώσετε φθηνά καταλύματα;
  • Μπορείτε να οργανώσετε εκπτώσεις με διαμονή για τους συμμετέχοντες στο συνέδριο;
  • Ποια είναι η φθηνότερη επιλογή; Η πιο ακριβή;
  • Πώς φτάνουν οι παρευρισκόμενοι από τα καταλύματα τους στον χώρο; Πόσο χρόνο παίρνει; Πόσο κοστίζει;

Ταξίδι

  • Μπορείτε να οργανώσετε ένα διαφορετικό σύνολο ταξιδιωτικών επιλογών για να φτάσετε στην πόλη υποδοχής;
  • Μπορείτε να οργανώσετε εκπτώσεις για ναύλους ταξιδιού;
  • Είναι εύκολο να φτάσετε από και προς τον χώρο του συνεδρίου;
  • Είναι εύκολο να φτάσετε στην πόλη από τον χώρο του συνεδρίου;
  • Πόσο απέχει από το αεροδρόμιο και τον σιδηροδρομικό σταθμό μέχρι τον συνεδριακό χώρο; Πόσο καιρό παίρνει; Πόσο κοστίζει;
  • Ποιο είναι το μέσο κόστος πτήσης από τις μεγάλες πόλεις της Ευρώπης και των ΗΠΑ προς την πόλη υποδοχής κατά την προτεινόμενη ώρα;

Ιστοσελίδα

  • Έχετε ζητήσει κριτική/προτάσεις/patches για την ιστοσελίδα, ώστε να φαίνεται επαγγελματικός;
  • Υπάρχουν άτομα που μπορούν να διατηρήσουν την ιστοσελίδα πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συνέδριο;
  • Χρησιμοποιείτε την τυπική υποδομή;
  • [Προαιρετικό] Επιτρέπει ο ιστότοπος εύκολη μετάφραση, χωρίς μια έκδοση να είναι ξεπερασμένη/εκτός συγχρονισμού

Κεντρικοί ομιλητές

Επικοινωνήστε μαζί τους πριν από το συνέδριο για να λάβετε:

  • λεπτομέρειες πτήσης
  • βεβαιωθείτε ότι έχουν κλείσει δωμάτιο ξενοδοχείου
  • λάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας
  • βεβαιωθείτε ότι έχουν επίσης ένα δικό σας
  • Δώστε τους οδηγίες για το πώς να φτάσουν στο ξενοδοχείο τους από το αεροδρόμιο
  • Βεβαιωθείτε ότι παρουσιάζονται πριν από την ομιλία τους - εκτυπώστε το βιογραφικό τους και ζητήστε τους να το ελέγξουν εκ των προτέρων μαζί σας
  • Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν για τις κοινωνικές εκδηλώσεις και ότι έχουν εκτεταμένες προσκλήσεις (δεν θα γνωρίζουν την κοινότητα, κατά πάσα πιθανότητα)
  • Εξετάστε το ενδεχόμενο να φιλοξενήσετε ερωτήσεις για τις βασικές σημειώσεις, για να διασφαλίσετε ότι θα ευχαριστηθούν στο τέλος της παρουσίασής τους

Μετά το συνέδριο, επικοινωνήστε μαζί τους για να τους ευχαριστήσετε για την παρουσία τους, ρωτήστε τους αν τους άρεσε το συνέδριο και βεβαιωθείτε ότι τα έξοδα ταξιδιού και διαμονής θα επιστραφούν αμέσως

VIP

  • Λάβετε μια λίστα με τους συμμετέχοντες και στοιχεία επικοινωνίας

Καλέστε και στείλτε τους email στον καθένα προσωπικά για να λάβετε:

  • λεπτομέρειες πτήσης
  • βεβαιωθείτε ότι έχουν κλείσει δωμάτιο ξενοδοχείου
  • λάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας
  • βεβαιωθείτε ότι έχουν επίσης ένα δικό σας
  • Δώστε τους οδηγίες για το πώς να φτάσουν στο ξενοδοχείο τους από το αεροδρόμιο

Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν για τις κοινωνικές εκδηλώσεις και άλλες βασικές σημειώσεις και συνεδρίες και ότι έχουν εκτεταμένες προσκλήσεις (δεν θα γνωρίζουν την κοινότητα, κατά πάσα πιθανότητα)

Τύπος

  • Συνεργαστείτε με την ομάδα μάρκετινγκ openSUSE (αν έχετε δικιά σας, με την δικιά σας)
  • Επικοινωνήστε με τον Τύπο σχετικά με τη συμμετοχή στο συνέδριο
  • Εκδώστε ένα ή περισσότερα δελτία τύπου πριν από το συνέδριο
  • Διαθέστε μια αίθουσα τύπου με πρόσβαση στο δίκτυο, γραφείο, τραπέζι για συνεντεύξεις, καρέκλες και καλό φωτισμό.

Πρόγραμμα

  • Σκοπεύετε να κάνετε συνεδρίες με poster;
  • Σκοπεύετε να προγραμματίσετε γρήγορες ομιλίες ή συνεδρίες BOF;
  • Πόσους ομιλητές προτείνετε να έχετε;
  • Ποιες ώρες σκοπεύετε να τηρήσετε; Συνεδρίες 30 λεπτών ή συνεδρίες 1 ώρας. Προσπαθήστε να έχετε πολλές αστραπιαίες ομιλίες 5-10 λεπτών, ώστε να έχετε πολλούς ομιλητές.
  • Έχετε ομαδικές συνεδρίες;
  • Λάβετε ένα πρόγραμμα στο διαδίκτυο και έχετε το στην πόρτα την ημέρα των συνομιλιών. Διαφορετικά, κανείς δεν ξέρει ότι θα χάσει ωραία πράγματα
  • Ποιος θα οργανώσει τη συλλογή περιλήψεων, εργασιών και φωτογραφιών;
  • Θα έχετε μια επιτροπή προγράμματος για να αποφασίσετε ποιες παρουσιάσεις θα δεχθείτε; Ξεκαθαρίστε το νωρίς.
  • Ποιος θα έχετε να κάνει μια κεντρική ομιλία κατά τη διάρκεια του συνεδρίου;
  • Ποιους θα προσκαλέσετε από τον επιχειρηματικό τομέα;
  • Θα έχετε θέματα για το συνέδριο και θα χωρίσετε το πρόγραμμα σε ξεχωριστές παρουσιάσεις; Ναι - έστω και μόνο για να γίνει το πρόγραμμα πιο "χρωματιστό". Περιορίστε σε 3 ή 4 παρουσιάσεις αν είναι δυνατόν.

Αλλαγές προγράμματος

Οι ανακοινώσεις δημιουργούνται αναπόφευκτα κατά τη διάρκεια του συνεδρίου - αλλαγές προγράμματος, χώροι συνάντησης για κοινωνικές εκδηλώσεις, πράγματα που διατίθενται κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, BOF της τελευταίας στιγμής κ.λπ.

Η καλύτερη στιγμή για να τα ανακοινώσετε είναι στην αρχή της κάθε ημέρας, κατά την εισαγωγή των βασικών ομιλητών. Βεβαιωθείτε ότι το άτομο που παρουσιάζει τις βασικές ομιλίες γνωρίζει οτιδήποτε πρέπει να ανακοινωθεί.

Έντυπο υλικό

  • Είστε πρόθυμοι να εκτυπώσετε και να διανείμετε υλικό για την προώθηση της εκδήλωσης;
  • Ποιος είναι ο προϋπολογισμός για έντυπο υλικό;
  • Τι σκοπεύετε να βάλετε στην τσάντα εγγραφής;
  • Σκοπεύετε να διαφημίσετε το συνέδριο με κάποιο φυλλάδιο;
  • Συνεισφέρετε στο σχεδιασμό του λογότυπου εκδήλωσης. Καταχωρίστε όλα τα διάφορα αρχεία λογότυπων (openSUSE, συνέδριο, χορηγοί, διοργανωτές) σε μία ιστοσελίδα.

Εγγραφή

  • Τι αριθμό ατόμων μπορεί να χωρέσει ο χώρος;
  • Σκοπεύετε να συγκεντρώσετε δωρεές;
  • Πρέπει να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Open Source Event Manager. events.opensuse.org
  • Είναι πιθανό να υπάρξουν απρόβλεπτες διοικητικές δαπάνες;

Προϋπολογισμός

  • Πρέπει να δώσετε έναν εκτιμώμενο προϋπολογισμό.
  • Μπορεί να χρειαστείτε έναν τραπεζικό λογαριασμό για τις πληρωμές του συνεδρίου.
  • Εξετάστε την πιθανότητα ενός οργανισμού (LUG ή hackerspace) που μπορεί να διαχειριστεί τα οικονομικά.
  • Ελέγξτε προσεκτικά την επιχειρηματική και φορολογική νομοθεσία για τη χώρα σας προτού συμφωνήσετε να φιλοξενήσετε το συνέδριο openSUSE.
  • Έχετε κεφάλαια εύκολα διαθέσιμα για να οργανώσετε μια σειρά από τοπικές υπηρεσίες πριν από το συνέδριο;
  • Συνυπολογίσατε τη μετατροπή νομίσματος στον προϋπολογισμό σας;

Βοηθοί - Εθελοντές

  • Υπάρχουν ντόπιοι διαθέσιμοι για να βοηθήσουν με την εγγραφή του συνεδρίου, το πρόγραμμα, …;
  • Υπάρχουν μέλη της διεθνής κοινότητας που είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν στην ομαλή εξέλιξη των πραγμάτων από την πλευρά του openSUSE;
  • Έχετε κόσμο σε κάθε αίθουσα, για να κάνετε τις συνομιλίες να ξεκινούν και να τελειώνουν στην ώρα τους.

Επείγουσα ανάγκη

  • Υπάρχουν άτομα με κινητά τηλέφωνα διαθέσιμα κατά τη διάρκεια του συνεδρίου για επαφές έκτακτης ανάγκης;
  • Έχετε τρέχοντα νούμερα για την αστυνομία, ασθενοφόρα, πυροσβεστική; Τα γνωρίζουν οι παρευρισκόμενοι;

Streaming/Recording

  • Διατίθενται ψηφιακές βιντεοκάμερες για εγγραφή;
  • Είναι διαθέσιμα μικρόφωνα για εγγραφή; (αποφύγετε τα μικρόφωνα στην κάμερα αν είναι δυνατόν)
  • Υπάρχουν συνδέσεις δικτύου με δυνατότητα Streaming συνομιλιών;
  • Έχει ρυθμιστεί και δοκιμαστεί το Streaming πριν από το συνέδριο;
  • Ποιος θα κάνει την εγγραφή;
  • Ποιος θα κάνει την επιμέλεια και τη δημοσίευση; (εξετάστε τον προϋπολογισμό για αυτό)
  • Προσδιορίστε κάποιον να ελέγχει το Streaming για να ενημερώσει την ομάδα βίντεο όταν προκύψει πρόβλημα.

Ιδέες

  • Καταγράψτε ιδέες για το συνέδριο.

Παραδείγματα:

  • Προσφέρετε ένα κορδόνι διαφορετικού χρώματος για να εντοπίσετε άτομα που μπορεί να μην θέλουν να είναι σε μια φωτογραφία.
  • Έχετε αυτοκόλλητα διαφορετικών χρωμάτων για άτομα που μπορεί να μην θέλουν να μιλήσουν μαζί τους στο συνέδριο.

ΠΗΓΗ: https://en.opensuse.org/openSUSE:Conference_How_to_Check_List